Samverkansplattformar

Samverkansplattformar kan se mycket olika ut. Detta är egentligen inte så konstigt, med tanke på att kommuner skiljer sig åt på många sätt, inte minst när det kommer till befolkningsstorlek, geografiskt läge och andra centrala förutsättningar.

Samverkansplattformar kan ofta ha lite olika betoning gällande sitt syfte. Vissa plattformar är uppbyggda på ideella föreningar medan andra utgör mer informella och lösa nätverk. Ibland är det främst kommunen som utgör den samordnande parten och ibland är det den första nivån. Några plattformar träffas regelbundet, andra vid behov.

Vår erfarenhet från projektet Service i samverkan är att samverkansplattformar behöver anpassas efter de lokala förutsättningarna. Det finns alltså inte en modell som fungerar för alla. Men det är alltid en god idé att hämta inspiration från andra i vårt arbete med att utforma den plattform som ska passa för just vårt sammanhang. Nedan har vi sammanställt en checklista med några frågor, som förhoppningsvis kan guida i arbetet med att skapa en ny plattform eller utveckla en befintlig sådan. Lycka till!

Syfte

Olika kommuner har olika behov när det kommer till frågor om samverkan och service. Hur ser behoven ut i er kommun? Vad finns idag? Vad saknas?

Vad ska vår samverkansplattform ha för syfte/n? Vilket mandat ska plattformen ha?

Möjliga syften/mandat:

• Struktur: Plattformen ska erbjuda en struktur som möjliggör för lokala grupper och kommunen att mötas.
• Kommunikation: Plattformen ska fungera som informationskanal mellan den första och andra nivån och skapa möjlighet till dialog.
• Utredande arbete: Plattformen ska samla in erfarenheter, fakta och andra underlag från den första nivån.
• Beslut: Plattformen ska ha befogenhet att vara beslutsfattande organ i vissa frågor.
• Resurser: Plattformen ska kanalisera projektmedel, bidrag och andra finansiella stöd och hjälpmedel för att stötta den första nivåns initiativ.
• Nyheter: Plattformen ska vara ett forum för att ventilera olika aktuella frågor och teman. 

Organisation

Ska vi ha en formell eller informell organisation för vår samverkansplattform?

Fördelar med att välja en formell organisation är att den ger oss en form som förtydligar roller och ansvar. Vi kan därtill ha en egen ekonomi, vilket gör att vi kan söka bidrag och projektmedel samt ingå i större samverkansprojekt. Nackdelar med en formell organisation är att den skapar mer arbete. Det är inte heller säkert att den formella formen i sig garanterar ett engagemang.

Vilka bör vara formellt representerade i en samverkansplattform?

• Från kommunen kan exempelvis ett landsbygdspolitiskt råd, förvaltningsgrupper, samt den/de som ansvarar för landsbygdsutveckling ingå.
• Från den första nivån kan ideella föreningar, bygdebolag (lokala gemensamt ägda företag), lokala företagare, särskilt engagerade invånare samt representation från församlingar ingå. 

Vem ska vara drivande/samordnande i plattformen? Hur bidrar olika parter på bästa sätt?

Från de modeller vi har träffat på, är det vanligt att kommunen är den aktör som initierar, samordnar och driver en samverkansplattform. Detta förefaller rimligt, eftersom kommunen har helt andra personella och finansiella resurser för att kunna genomföra ett sådant arbete. Därtill, har kommunen ett formellt ansvar att representera hela kommunen och arbeta inkluderande. Att den första nivån skulle axla ansvaret att skapa en kommunövergripande samordning mellan byarna tycks vara en övermäktig uppgift att driva på ideell basis.

• Det offentligas roll blir därför att informera och bistå med erforderliga beslutsprocesser, tillhandahålla vissa resurser, lyssna och lotsa, bjuda in till och äga generella möten och skapa bred samverkan.
• Den första samhällsnivåns roll blir därför att förespråka, informera och medvetandegöra, bevaka och granska, bidra med innovation, expertis, rådgivning & ideella insatser, bjuda in till och äga lokala möten och lokal samverkan. 

Fråga

Specifika frågor och ärenden har oftast egna formella processer för hur de ska hanteras. Och ibland, som vi alla vet, ”faller ärenden mellan stolarna”. Samverkansplattformens funktion och effektfullhet avgörs därför många gånger vilken specifik fråga det handlar om. Ibland lämpar sig en fråga för en samverkansplattform och ibland inte. Nedan reder vi lite i detta.

På vilken nivå hör en viss fråga hemma?

• Lokal fråga: Är den enbart en lokal fråga, hör den hemma hos lokala grupper i bygden i fråga, vilka kan inhämta stöd från andra aktörer, exempelvis kommunen, vid behov.
• Kommunal fråga: Är det en fråga som berör hela kommunen, så kommer samverkansmodellen till sin rätt och vi behöver involvera politik och förvaltning.
• Regional fråga: Är det en fråga som berör hela regionen, så kommer samverkansmodellen till sin rätt och vi behöver involvera politik och förvaltning. Vi behöver också fråga vem som driver frågan vidare?
• Nationell fråga: Är det en nationell fråga? Vem driver i så fall vidare?
• EU/internationell fråga: Är det en EU/internationell fråga? Vem driver i så fall vidare?

Vilken typ av fråga handlar det om och vad behövs för att bemöta den?

• Komplexa frågor: Här behöver vi experter, brukare, olika erfarenheter och perspektiv, samarbete. Till exempel: Hur ska vi utforma bostadsområde X?
• Komplicerade frågor: Här behöver vi experter, vetenskap, forskare, tester. Till exempel: Hur ska vi bygga bostadsområde X?
• Kris-/akuta frågor: Här behöver vi ett fungerande samarbete, nätverk och möjligheter till stabilisering. Till exempel: Det brinner i bostadsområde X, vad ska vi göra?
• Enkla frågor: Här behöver vi ”best practise”, rutiner och regler. Till exempel: Hur ska rabatterna i bostadsområde X skötas?

Beroende på frågans typ, hur ska den kommuniceras?

• Information: Här gäller envägskommunikation, exempelvis inför politiska beslut, och där ingen åtgärd kommer utföras. Till exempel: Kommunen ska lägga ner högstadiet i en skola och informerar om konsekvenserna för lokalborna.
• Samråd: Här inhämtas synpunkter inför förslag, där valfria åtgärder står till hands. Till exempel: Kommunen planerar att lägga ner högstadiet i en skola och har samråd med lokalborna om deras synpunkter.
• Dialog: Här gäller tvåvägskommunikation, vi för en bred diskussion som syftar till överenskommelse. Till exempel: Kommunen ser ett behov av att lägga ner högstadiet i en skola och har diskussioner med lokalbor om andra eventuella lösningar.
• Partnerskap: Här gäller delat ansvar genom delegering, som styrs av beslut och avtal. Till exempel: Kommunen lägger ner högstadiet i en skola och gör ett avtal med en lokal ekonomisk förening som ska starta en friskola och ta över lokalerna, driften och ansvaret.

Vilka frågor ska drivas inom ramen för plattformen?

En samverkansplattform som samlar främst den första och andra nivån, men även den tredje nivån, utgör en effektiv plattform endast om vi genom denna engagerar oss i frågor som den första, andra och tredje nivån har inflytande över. I bilden nedan ger vi exempel på frågan/temat service, och hur aktörer på olika samhällsnivåer ansvarar för skilda typer av service. Notera att både ideell och kommersiell service återfinns på den första samhällsnivån.  Kommersiell service kan också sägas finnas på högre nivåer, eftersom det ofta är stora företag som tillhandahåller varor och tjänster med koppling till detta serviceslag. Kanske ”internationell, kommersiell service” blir ett vanligt begrepp i framtiden, på grund av att internationella storföretag i allt högre utsträckning tillhandahåller varor och tjänster som många människor konsumerar och har behov av på områdena teknik, drivmedel, energi, läkemedel, betaltjänster och så vidare.

Verktyg

En samverkansplattform avgränsas inte bara till de fysiska träffar vi genomför med den första och andra nivån, utan sträcker sig utanför specifika tidpunkter och mötesrum. En fungerande och effektiv samverkansplattform måste kunna undersöka problem samt leverera konkreta förändringar. För detta behöver vi olika verktyg som vi kan arbeta med.

Vilka konkreta verktyg har samverkansplattformen att tillgå?

• Hos kommunen: Här kan vi använda oss av ortsanalyser, kommunala och regionala planer, servicegaranti (ex Motala), Service-app (ex Motala), landsbygdssäkring/konsekvensanalys/kompensation (ex Luleå), servicelösningar (ex SiS), personer med formella och informella mandat, projektmedel/bidrag och disponering av budget.
• Hos första nivån: Här kan vi använda oss av LEA, LUP, Pipos, SWOT, enkäter, kommunikationskanal med kommunen, projektmedel/bidrag och bilda bygdebolag.

Läs mer

• Kommunernas plattformar i jämförande tabell.
• Lokalekonomisk analys, LEA.
• Lokal utvecklingsplan, LUP.
• Pipos – verktyg för geografisk tillgänglighetsanalys.
• Skapa en strategisk översyn med SWOT-analys.

Instanser

En samverkansplattform måste skapa kontakttrådar till andra aktörer och instanser, där olika frågor kan landa och kan arbetas vidare med enligt de metoder som gäller för ärendet i fråga. Här finns en rad olika möjliga aktörer och forum.

Vilka andra instanser hänger samverkansplattformen ihop med? Vilka metoder använder dessa instanser?

• Kommunen: Politiken: Här har vi Kommundelsnämnd, Landsbygdsnämnd och Landsbygdspolitiskt råd.
  Förvaltningen: Här har vi lotsfunktion hos förvaltningar, lokalt anställda, närarbetsplatser, lokala samhällsrum och förvaltningsövergripande samråd.
• Lokalt: Här har vi lokala tematräffar, medborgarbudget, strategiska grupper, landsbygdsråd, bygdebolag, lokala företagare och föreningar.

Mötas

Samverkan sker alltid genom människor, därför är det viktigt att vi tänker på hur vi skapar gynnsamma möten och vilka roller vi har för den större helheten.

Hur kan vi initiera fysiska möten mellan kommunen och den första nivån samt göra mötena konstruktiva?

• Kommunen kan samla relevanta personer och grupper, delta, lyssna och stötta, använda rivstartsfunktion, genomföra förbättringspromenader. Därtill, lansera, förvalta och utveckla samverkansmodell, årshjul och frågeställningar.
• Första nivån kan initiera kontakt/bjuda in, definiera förutsättningar, behov och teman samt säkra medskapande och förankring.

Nycklar

Nedan ger vi projektets bästa tips för att främja en god samverkan.

Vilka nycklar finns för en lyckad samverkan?

• Lösningsfokuserat
• Långsiktighet
• Innovationer för att möta nya samhällutmaningar välkomnas
• Nyttja digitalisering
• Arbeta medskapande och med nya målgrupper
• Alla bör förstå systemet och processerna
• Flexibilitet
• Små frågor är också viktiga

Illustration av en effektiv respektive ineffektiv samverkansplattform. Den vänstra illustrationen ovan visar tydligt definierade mötespunkter och en synkroniserad process. Den högra bilden visar hur avsaknaden av en fungerande samverkansplattform skapar fler mötespunkter än nödvändigt och att vi arbetar i parallella spår utan en tydlig ordning.