Projektplanering – steg för steg
Att börja med eftertanke, analys och inte minst en god planering, ger en bra start på projektarbetet. Använd gärna nedanstående punkter som en checklista inför ert planeringsarbete.
1. Bakgrund, nuläge och förutsättningar
- Vad är drivkraften till att sätta igång projektet – vad är det som önskas uppnås?
- Vilka projekt drivs för närvarande i bygden?
- Vilka projekt finns redan inplanerade?
- Hur ser det befintliga lokala samarbetet ut?
- Vilka intressenter/aktörer kan vara aktuella att bjuda in?
- Finns det en tänkt processledare eller behövs en rekrytering göras?
2. Dialogmöten/dialogprocess
- Se över listan på intressenter/aktörer, komplettera. Nå ut till så många som möjligt.
- Bjud in till möte. Dialogen börjar i inbjudan, gör den genomtänkt. Vilka frågor är lämpliga att ha med? Hur kan nyfikenhet och engagemang väckas?
- Undersök och analysera nuläget. Sammanställ relevanta nulägeskartläggningar och framtidsspaningar och förbered underlag till första mötet.
- Tänk igenom lokalval och förbered även själva mötesprocessen. Skapa struktur för en god möteskultur och säkerställ möjligheterna för öppna dialoger. Hur kan lokalen anpassas fysiskt och hur ska mötena genomföras?
Läs mer
- Om olika mötesformer.
- Hur ni kan planera före, under och efter mötet.
3. Skapa struktur för samverkan
- Vilka organ/representanter ska ingå samverkansstrukturen?
- Hur ska processerna och informationen flöda?
- Utse arbetsgrupper med tydlig rollfördelning
4. Ökad kunskap och fördjupad dialog
- Genomför enkäter i bygden.
- Ta fram kompletterande statistik och annat arbetsmaterial om så behövs.
- Fortsatta samverkansmöten – målbilder.
- Skapa en målbild, preliminär handlingsplan med prioriteringar, ansvariga och slutdatum
- Ska tjänster köpas in till projektet, vilka i så fall?
5. Vision och projektinriktning
- Skörd från dialoger sammanställs.
- Projektets möjliga riktningar tydliggörs, översiktliga planer.
- Sammanställning till förslag på mål och vision.
- Hur ska projektet finansieras?
- Hur kan projektet gynnas, växa, utvecklas?
- Vem är ansvarig för projektet? Bilda en arbetsgrupp med rätt personer med mandat att föra arbetet framåt?
Läs mer
-
- Om offentlig finansiering: Lathund för offentlig finansiering.
- Om lokal finansiering: Handbok i lokal finansiering.
8. Beslut och information
- Genomgång av visionsförslag.
- Beslut om inriktning av arbetet.
- Feedback och omröstningar.
- Beslut i adekvata instanser (kommunfullmäktige etc.).
9. Genomförande
- Konkreta uppdrag till arbetsgrupper, detaljplanering, ev. uppköp av tjänster/varor.
- Koppla ihop arbetsteam.
- Uppdrag till externa resurser/inköp.
- Praktiskt genomförande av plan.
- Löpande samverkansmöten.
- Återkopplingar.
- Projektrapportering.
- Justeringar och förbättringar av plan.