Checklista för bra möten

Att tänka på innan, under och efter mötet!

Ibland deltar vi i möten som känns meningsfulla och som resulterar i konkret förändring. Andra gånger har vi kanske suttit med i möten som vi upplevt inte riktigt leder någonstans och som istället tar av vår tid och kraft… Ingen kan driva lokal bygdeutveckling på egen hand, utan vi måste göra det tillsammans. Därför kommer en betydande del av vårt arbete att utgöras av möten. Baserat i erfarenheterna från projektet Service i samverkan har vi här samlat våra bästa tips för hur vi skapar bra möten och vad vi bör tänka på innan, under och efter mötet!

Innan mötet

Behöver vi ha ett möte?

Människor runt om i landet bär våra landsbygder på sina axlar genom sitt ideella engagemang. Det är därför viktigt att ideella krafter inte tröttas ut genom förväntningar på att delta i, och arrangera, för många möten. Anordna möten endast när det är nödvändigt för att uppnå något!

Tillgänglighet

När vi ändå ska ha ett möte, är det en god idé att välja tid, plats och upplägg som passar så många som möjligt. Eftersom våra livssituationer ser olika ut, så kan det underlätta för många att det även erbjuds möjlighet att delta via videolänk vid de möten då det är passande.

Mötets syfte

Att ett möte har ett tydligt syfte är en av de mest centrala aspekterna för att något konstruktivt ska komma ur mötet. Alla möten som arrangeras bör kunna ge bra och tydliga svar på dessa frågor: ”Varför investerar vi tid och energi i det här mötet”?

”Vilket upplägg är lämpligt för mötets syfte”?

”Vilka behöver vara med”?

”Vad förväntar de sig”?

En bra idé är att utgå från kraftfulla frågor när vi vill skapa ett meningsfullt möte med ett tydligt syfte.

Det finns flera olika former av möten som kännetecknar lokalt utvecklingsarbete, exempelvis:

• Idé-/visionsmöten: Denna typ av möte är kreativt och handlar exempelvis om vilka frågor vi ska arbeta med för vår lokala utveckling och anordnas då vi behöver få nya perspektiv, mer inspiration och vitaliserad kraft för vårt engagemang. Ett bra sätt att skapa ett produktivt idéflöde där många personer kan vara involverade är genom World Café- metoden!
• Arbetsmöten: Denna typ av möte syftar till att komma samman för att utföra en uppgift, exempelvis måla om bystugan, lämna förslag till den kommunala översiktsplanen eller ta fram ett program för den årliga sommarfestivalen.
• Sociala möten: Detta möte har som främsta fokus att stärka vårt sociala samarbete, lära känna varandra bättre och ha trevligt tillsammans. Kanske genom att diskutera framtidsvisioner över en kakbuffé, arrangera en skördefest eller varför inte kombinera en tipspromenad med lupinbekämpning? Ett spännande tillvägagångssätt för att närma oss varandra ges genom metoden Cirkeln!
• Informationsmöten: Här handlar det om att någon eller några personer, kanske från kommunen, en arbetsgrupp eller det lokala byalaget, behöver informera om resultatet av ett visst arbete eller om någon förändring som ska ske.
• Avstämningsmöten: I detta fall kan det handla om att vi befinner oss i en process där ett arbete pågår och vi behöver stämma av med en föreningsstyrelse, arbetsgrupp eller andra personer hur arbetet framskrider och för att kunna ta emot återkoppling.
• Samförståndsmöten: När vi driver lokalt utvecklingsarbete finns det ofta insikter och synpunkter kring olika frågor som går isär. Kanske det finns ett behov av att ha ett möte som endast syftar till att vi ska förstå varandra bättre, diskutera var vi befinner oss i vårt arbete och lösa upp knutar? Ta del av bra tips hur vi kan skapa en förbättrad dialog under våra möten!
• Organisationsmöten: Ibland behöver vi samtala kring hur vi ska organisera oss för att nå bättre resultat. Vad har vi för olika roller? Hur fungerar vårt arbete? Hur ser arbetsfördelningen ut? Hur ser budgeten ut? Hur ska vi få med oss fler personer? Vilken roll ska styrelsen ha? Var och hur ska vi träffas? Vilket mandat ska arbetsgrupper ha? Osv…

Förberedelser

När vi är klara över mötets syfte behöver vi förbereda mötet. Hur ska mötet utformas på ett sätt som motsvarar syftet? Vad är olika personers bidrag till mötet? Behöver vi undersöka något? Osv… Det är viktigt att alla som bjuds in förstår mötets syfte, innehåll och vad som förväntas genom deltagande. Den/de som arrangerar mötet bör även uppmuntra inbjudna deltagare att komma väl förberedda till mötet, vilket underlättas genom att syfte, dagordning och bakgrundsmaterial kommuniceras i god tid. Här bör vi också tänka på att det inte alltid är ett självändamål att så många som möjligt ska komma på möten, utan detta beror på det specifika mötets syfte. Att bjuda in personer till möten som inte angår dem har ingen poäng. Det är lika viktigt att se till att rätt personer har möjlighet att komma, i annat fall får vi kanske flytta på mötet tills nyckelpersonerna kan närvara.

Roller

Möten i lokala utvecklingssammanhang arrangeras sällan av en person. Här blir det därför viktigt att reda ut vem som gör vad inför ett möte. Vem kallar till möte? Vem sätter upp affisch på anslagstavlan? Vem fixar fika? Vem ser till att dagordning tas fram? Vem tar fram underlag? Vem kan bidra med kreativa inslag som skapar en god stämning? I en föreningsstyrelse finns oftast roller och ansvar definierade. I en arbetsgrupp behöver vi fastställa och tydliggöra våra roller för varandra. I lokala utvecklingssammanhang talas det ibland om att följande roller är avgörande för att skapa lyckade möten, dessa är: ett lok (den drivande, den som håller ordning), en bok (den pålästa som känner till regelverk mm), en tok (den som har annorlunda perspektiv och nya idéer), en klok (den erfarne som har varit med länge), en krok (motivationen till att ses och mötets syfte) samt…korv (fika)!

Under mötet

Starta upp mötet

Den som leder mötet bör inleda med att påminna om mötets syfte, hur länge mötet ska pågå samt gå igenom dagordning, regler och upplägg. Här bör vi också reda ut vem som har vilken roll under mötet: Vem tar anteckningar? Vem har koll på tiden? Vem påminner om regler när de inte följs? Vem kokar kaffe?

Upplägg

Möten måste inte alltid ske sittandes runt ett bord. Kanske vi skulle stå upp? Kanske vi kunde ta diskussionspunkterna två-och-två under en promenad? Eller ska vi testa något nytt, kreativt inslag? Följer mötena samma, invanda rutin? Då kan vi testa storytelling för att skapa mer vitalitet och få ny inspiration!

Dagordning

Det är klokt att prioritera det viktigaste genom att ta upp det först på varje möte. Genom att fokusera på riktiga utmaningar och mål, så kanske de mindre sakerna löser sig av sig självt? Vi behöver också tydliggöra om det ett möte med en fast struktur där infall, frågor och idéer får vänta till slutet, eller om det är ett mer fritt möte, där spontana diskussioner inom ramen för dagordningen tillåts. Därtill, vilka punkter behöver diskuteras, vilka gäller beslut och vilka handlar om att delge information?

Parkering

Många gånger uppstår viktiga tankar och idéer under möten, men som inte finns med i dagordningen. Genom att utse någon som fångar upp och ”parkerar” intressanta sidospår, det vill säga skriver upp dem så att de kan tas upp nästa gång, glöms de inte bort utan kan tas upp igen under ett senare möte.

Komma till tals

Vad har vi för regler för när och hur vi talar? Ska vi ha rundor där alla talar på varje punkt? Ska vi ha handuppräckning? Eller ska vi tala rätt ut? Ska den som leder mötet föredra alla punkter, eller har olika personer ansvar för vissa punkter? Det är bra att sätta en tidsgräns för hur länge folk får prata. Därtill bör den som leder mötet, eller någon annan som är utsedd att påminna om regler, kontrollera dominerande deltagare, så att de inte tar för mycket plats, driver sin egen agenda eller vägrar lyssna på andras synpunkter. Sträva efter att hålla demokratiska och inkluderande möten genom att använda dig av medskapande nycklar.

Tycka olika

Att människor har olika perspektiv och viljor är något i grunden bra. Frågor behöver synas från olika håll, där möten är till för att generera resultat och nya perspektiv, i motsats till att förstärka personliga ståndpunkter eller klargöra vem som har rätt och fel. Vi bör visa att vi värdesätter varandras åsikter. Kan vi inte komma fram till ett beslut? Då kan vi bordlägga frågan, låta den marineras, ta in mer information och ta upp frågan igen vid ett senare tillfälle.

Fika

Det sociala och gemytliga kring fika är viktigt, men det är klokt att ha fika och möte separat för att upprätthålla fokus.

Ansvar

Många gånger går vi från möten utan att ha klargjort hur vi går vidare och vem som gör vad. Det stannar vid prat. Det är oerhört viktigt att den som är utsedd att leda mötet kan och vågar summera vad som har sagts, vad vi har kommit fram till, tydliggör vem som tar på sig vilket ansvar samt följer upp detta under kommande möten. Det behöver finnas en direkt ansvarig person för varje sak som ska genomföras och en klarhet i hur det ska redovisas för gruppen.

Avslut

En god idé är att avsluta med en runda där alla får berätta vad de tyckte var bra med mötet och vad som kan utvecklas. Det är viktigt att möten inte är längre än nödvändigt och att de avslutas på utsatt tid. Det gör mötena fokuserade och tar bort stress som ofta annars kan orsakas av förlängda möten.

Efter mötet

Arbetet börjar nu

Vi vet att ett möte har varit bra om vi har kommit fram till saker som ska göras, vi vet vem som ska göra vad samt hur och när vi förväntas presentera vårt arbete för varandra. Mötet är egentligen inte över förrän allt som har avhandlats också har utförts. Beroende på vad vi har kommit fram till kommer ansvarsfördelningen att se lite olika ut. Ett bra sätt är att arbeta i arbetsgrupper, där den i gruppen som utses till direkt ansvarig ser till att återkoppla till exempelvis en styrelse om hur arbetet fortskrider.

Skapa en plan

Det kan också vara en god idé att alla beslut som tas under möten sammanställs i ett levande dokument, som i sin tur kan utgöra en plan för det lokala utvecklingsarbetet. Detta dokument  skapar en helhetsbild som stödjer oss i arbetet samt tydliggör för omvärlden vad vi gör. Denna levande planering utgör ett bra komplement till eventuella visionsdokument, som ju ofta är abstrakta och inte beskriver de konkreta saker som vi faktiskt arbetar med.

Transparens

Den som leder mötet, eller den som har tagit anteckningar, bör återkoppla till alla som deltog i mötet med en summering av mötet och vad vi har kommit fram till ska göras. Detta görs lämpligen i mötesanteckningarna, som bör tillgängliggöras så snart som möjligt. Det är också viktigt att ha en hög grad av transparens, så att exempelvis alla i en styrelse och en arbetsgrupp kan se vad som händer med varje steg i ett arbetsprojekt. Genom att arbeta i molntjänster kan alla ta del av och redigera gemensamma dokument.

Utveckla ständigt mötena

Vi bör aldrig avsluta ett möte undrandes varför vi egentligen har hållit det. Om inte syftet med mötet blev behandlat och vi förflyttade oss minst ett steg framåt i vår målbild, bör vi kanske fundera över vad vi kan göra nästa gång, så att inte det mötet också slutar på samma sätt.

Läs mer

• Ställ kraftfulla frågor.
• Involverade deltagarna med hjälp av World Café- metoden.
• Låt deltagarna lära känna varandra bättre genom metoden Cirkeln.
• Lär av berättande med hjälp av storytelling.
• Skapa god mötespraxis med medskapande nycklar.